Funktioner

Enkel registrering

Besökssystem är ett system som är utvecklat för att förenkla, förbättra, underlätta och spara tid för både receptionspersonal och besökare. Vid ingången/receptionen registerar sig besökaren på en besökskiosk. Besökaren registrerar sig själv och en besöksetikett skrivs ut. Besökssmottagaren meddelas med sms och /eller mail.

På kiosken kan också undersökningsformulär aktiveras eller information visas. När informationen visats så kan besöksetikett skrivas ut med en speciell text beroende på vad besökaren svarat.

Självregistrering

Gäster och besökare tillåts att registrera sig själva via en kiosk eller terminal vi ingången/receptionen. Vid registreringen får besökaren en besöksetikett utskriven med alla uppgifter om besöket, sig själv och besöksmottagaren.

Skicka mail/sms till mottagaren

När man förbokar en besökare i Besökssystem, kan systemet skicka ut en inbjudan till besökaren. Inbjudan kan innehålla företagspresentation, karta, parkerings uppgifter mm.
Besökssystem har en funktion för att informera besöksmottagaren om besöket genom att skicka mail och/eller sms. Besöksmottagaren informeras med Namn, Företag och plats där besökaren befinner sig. Det går också att ställa in systemet så mottagaren kan svara besökaren via sms.
Besökssystem ser till att det blir ordning och reda, avlastar receptionen och ser till att det blir tid över för uppgifter i företaget.

Wifi koppling

När besökaren registrerar sig kan Besökssystem konfigureras att hämta uppgifter för att logga på det trådlösa gästnätverket. Detta erbjuder ett enkelt och automatiskt sätt att koppla upp sig på internet.

Kopplingen kan göras på tre olika sätt:

Besökaren blir tilldelat ett loginID efter att de registrerats sig när besöksbrickan skrivs ut.
Besökaren kan välja själv om en kod till gästnätverket behövs.
Receptionisten kan tilldela en kod till nätverket.

Anpassning av kiosken

Besökssystem kan anpassas att matcha företagets profil. Allt från besöksterminalens bakgrundsfärger till extra fält och besöksbrickans utformning.
Förbokade besökare kan antingen välja sitt namn eller skanna sitt ID-kort för att logga in.
Bakgrunden för kiosken kan bytas ut mot en bild som representerar företagets profil.

Skriva ut besöksbrickor

Besöksbrickor kan designas helt efter företagets profil med logga, färger, bild mm. Besökssystem stöder att kunna skriva ut på olika skrivare till olika sorts besök. Exempelvis att hantverkare som ska stanna längre får plastkort som besöksbrickor med bild som ID.

Säkerhet och hälsa

Det kan vara viktigt att besökaren känner till säkerhetsregler på företaget exempelvis fotografering, brand eller annan säkerhet. Besökaren kan bli ombedd att svara på ett antal säkerhetsfrågor innan besökaren kommer in. Det kan gälla exempelvis hälsa för att komma in på vissa avdelningar.

Parkering

Besökssystem kan skriva ut ett parkeringstillstånd. Det kan gälla förutbestämda parkeringsplatser eller ett tillstånd att lägga i rutan på bilen.

Integration med MS Outlook och Exchange Server

Besökssystem är kompatibelt med Exchange server och kan hämta information om användare och även skicka mail via systemet. Modulen BookitWise har också möjlighet att synkronisera rumsbokningar via en koppling.

Avlasta receptionen

Besökssystem Besökssystem effektiviserar arbetet med besökare, sparar tid och avsätter personal att jobba med andra uppgifter i receptionen. Med sina besöksterminaler underlättar det för både besökare, receptionen och besöksmottagaren.

Statistik och rapporter

All data om besök och besöksfrekvens kan sparas i systemet och undersökas när som helst. Rapporter om vilken avdelning som haft flest besök eller när receptionen är som mest belastad tas enkelt fram.

Utrymningslista

Systemet kan vid en fara som exempelvis brand, skriva ut och maila en lista med inloggade besökare I byggnaden till ansvariga personer.

Utloggning

Utloggning kan göras manuellt av receptionisten eller via en skanner automatiskt av besökaren. Det är viktigt att besökaren blir utloggad så att listor över inloggade besökare stämmer överens med verkligheten.