Vad är ett besökssystem?
Besökssystem hjälper företag och organisationer att förenkla besökshanteringen, höja säkerheten och avlasta personalen i receptionen.
Att välja besökssystem
Besökssystem ska vara skalbara, börja enkelt för att sedan kunna växa och bygga ut funktionalitet genom att aktivera olika moduler.
Integration med Rumsbokning
Besökssystem kan erbjuda integration med andra system för att underlätta. Det kan vara MS outlook & exchange, Active Directory eller rumsbokningssystem.
Besökssystem
Besökssystem ska vara flexibla för att enkelt kunna passa in hos er. Man ska välja en leverantör som kan besökshantering och har erbjudit marknaden sin produkt under en längre tid. Besökssystem ska öka säkerheten i byggnaderna genom att när som helst kunna skriva ut eller maila en utrymningslista till berörda personer. Besökare ska kunna registrera sig själva via en kiosk och avlasta receptionen. Det är bara när besökaren behöver hjälp som denne vänder sig till receptionspersonalen eller ansvarig person. Besökssystem ska underlätta, avlasta och förbättra besökshanteringen på ditt företag.
Besökssystem är utvecklat och utvecklas hela tiden för att effektivisera besöksshanteringen i företag och organisationer. Systemet hjälper er att se vilka besökare som loggat in och när. Ni kan se när de loggat ut, vilket företag de kom från och vem de besökt. Med dess uppgifte kan ni undersöks och ta fram statistik på besöksfrekvensen/belastningen i receptionen för att hitta en bra bemanning. Besökssystem är ett avancerat verktyg för att hantera besök i företagets lokaler. Systemets programvara är designat för att öka säkerheten i bolaget och även ge besökarna ett professionellt bemötande. Systemet är flexibelt för att passa från små till stora företag som väldigt många besökare besöker per dag.
Besöket kan registrera sig på tre olika sätt. Antingen via besökskiosken i receptionen när besöket anländer eller av receptionisten i Besökssystem Manager som är installerat på receptionsdatorn. Besöket kan också förregistreras av besöksmottagaren, då finns sedan alla dagens besök för utskrift i receptionen. När besökaren registrerat sig, skrivs en besöksetikett ut från besökssystem. Denna etikett används som identifikation och ska bäras tydligt. Nedan följer en lista med funktioner som Besökssystem erbjuder.
Säkerhet
Besökssystem kan användas för att hålla en aktuellt lista över besökarna i lokalerna. Dessutom håller det företaget uppdaterat om antal gäster som besöker under vissa tidpunkter och om det skulle inträffa olycka som kräver utrymning. Besökssystemet skriver också ut en unik besöksbricka till varje besökare som det står: Namn, företag och besöksmottagare på.
Det finns tre sätt att registrera en besökare. Det vanligaste är: Besökaren registrerar sig själv i besökskiosken vid ankomst, Besökaren blir registrerad av receptionisten och att Besökaren förbokas av besöksmottagarportalen.
För att systemet ska vara uppdaterat med aktiva besökare i byggnaden så ska utloggning ske när besökaren lämnar byggnaden. Det sker enklast genom att besöksbrickans streckkod skannas och besöket blir utloggat.
Förenkla processen med besök
Besöksmottagare eller receptionist kan förboka besökare i systemet. Antingen genom förbokningsportalen eller via text/excel listor när det är många besök. Detta förenklar och förbättrar rutinerna med besökshantering.
När förbokning görs i systemet kan receptionen skriva ut besöksbrickor i förväg och snabba upp processen när det kommer många besökare på en gång. Registrering är viktigt eftersom själva systemet informerar receptionisten och/eller den berörda personen om att besökaren är på plats. Informationen skickas via mail eller SMS.